Tại sao cộng đồng cần phải có quy định?

Bất cứ một tổ chức, một nhóm xã hội nào, chỉ cần có nhiều hơn một người, xảy ra xung đột là không thể tránh được. Nhưng nếu chúng ta có những quy định rõ ràng thì tất cả mâu thuẫn sẽ được giải quyết một cách dễ dàng, nhanh chóng và tốt hơn. Đó lý do xây dựng quy định trong cộng đồng là cực kỳ cần thiết.

Thứ nhất, Quy định là để bảo vệ thành viên của cộng đồng.

Thứ hai, Quy định sẽ bảo vệ tính bền vững của cộng đồng, giúp cho cộng đồng vận hành tốt hơn và hạn chế được những xung đột hay những vấn đề có thể xảy ra. 

Thứ ba, Quy định đóng góp một phần rất quan trọng vào văn hóa của cộng đồng. Trong những trải nghiệm của thành viên trong cộng đồng, ngoài niềm tin và phong cách (belief & vibe), quy định cũng tạo ra và giúp cho thành viên cảm nhận được một kiểu văn hóa như vậy. 

Một cộng đồng có nhiều những quy định nghiêm ngặt sẽ khiến thành viên cảm thấy cộng đồng này khá nghiêm túc và chuẩn mực. Một cộng đồng cũng có quy định chặt chẽ nhưng phong thái vui tươi, thoải mái, chỉ đặt ra những quy định cần thiết và không quá chi tiết thì sẽ tạo cảm giác không gò bó. 

Quy định nên được truyền tải rộng rãi trong cộng đồng

Tạo ra Quy định không quá khó, nhưng một điều ít được chú ý là phải truyền tải những quy định đó một cách rộng rãi và rõ ràng, làm sao để càng nhiều thành viên được biết thông tin đó càng tốt. 

Tùy từng loại hình nhưng mỗi cộng đồng đều nên có một bảng quy định. Trên các nền tảng, bảng quy định đó thường được đặt trong một file word, trang web… Ví dụ trong các cộng đồng Facebook sẽ có mục Quy tắc nhóm. Khi điền thông tin vào mục Quy tắc đó, chúng sẽ được hiển thị công khai trong cộng đồng mà bất cứ thành viên nào cũng thể xem được.

Trên các cộng đồng trực tuyến, các Moderator và người quản trị cộng đồng nên chia sẻ Quy định và ghim lên đầu nhóm. Lúc nào Bảng quy định cũng nằm trong mục nổi bật để mọi người khi truy cập vào cộng đồng đều thấy. 

Khi có người tham gia cộng đồng, phần giới thiệu về cộng đồng sẽ có đường link dẫn tới Quy định để thành viên mới nắm được. Thỉnh thoảng trong một số bài đăng nội dung, Ban quản trị nên nhắc lại về Quy định và cài đặt đầy đủ phần đó trong mục quản trị của cộng đồng.

Khi thành viên đăng nội dung trong nhóm, bạn có thể nhắc nhở hoặc từ chối duyệt các nội dung do vi phạm quy định nhóm cũng như thông báo cho thành viên biết là: bạn vi phạm quy tắc gì, tại sao bạn không được thực hiện hành động đó, tại sao nội dung bài viết của bạn không được duyệt. Điều đó sẽ có giá trị và tạo động lực hơn cho các thành viên khi hoạt động trong cộng đồng. 

Quy định cần được tôn trọng và thực thi một cách nghiêm túc

Một số doanh nghiệp sở hữu cộng đồng đặt ra quy định nghiêm cấm làm một số điều, nhưng điều đó lại không áp dụng với họ. Ví dụ, quy định là không được quảng cáo và giới thiệu thương hiệu trong cộng đồng. Nhưng vì họ là Ban Quản trị nên họ được quyền giới thiệu và quảng cáo một cách thoải mái trong nhóm mà không bị áp dụng quy định. 

Điều đó sẽ khiến cho các thành viên mất niềm tin vào đội ngũ quản trị cộng đồng đó. Quy định nên được thực hiện nghiêm túc ngay cả với Ban quản trị và những người sở hữu cộng đồng. Vậy nên khi xây dựng quy định của cộng đồng, phải xác định rõ ràng một điều: Không bao giờ và không nên tạo ra những quy định mà chúng ta là ngoại lệ ngay cả khi chúng ta sở hữu cộng đồng đó. Đây là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất khiến cho niềm tin của các thành viên trong cộng đồng sụp đổ. 

Quy định trong cộng đồng không chỉ góp phần xây dựng văn hóa mà còn đóng góp vào trải nghiệm của thành viên trong cộng đồng. Với những chia sẻ này, hy vọng các bạn có thể xây dựng được những quy định và sử dụng chúng để vận hành cũng như quản lý cộng đồng của mình một cách hiệu quả hơn và thành công hơn. 

Bùi Quang Tinh Tú
Founder Envision Nexus - Hệ sinh thái cộng đồng hơn 5 triệu thành viên tại Việt Nam