Sự gia nhập cộng đồng - Community Entry

Yếu tố đầu tiên để được tham gia vào cộng đồng, thành viên cần phải làm gì? 

Nếu đó là một cộng đồng trực tuyến như một group Facebook thì đơn giản. Bạn thấy cộng đồng, nếu cộng đồng công khai, bạn chỉ cần nhấn nút tham gia là có thể trở thành thành viên. Còn nếu đó là một group riêng tư, bạn bắt buộc phải trả lời một số câu hỏi thì mới được tham gia vào cộng đồng. Nhưng thường việc trả lời các câu hỏi cũng không quá khó khăn, vì đơn giản đó là những group trên mạng xã hội. 

Nhưng có những cộng đồng không tồn tại trên mạng xã hội, có thể sẽ có những quy trình đăng ký, điền form thông tin, bạn phải qua một quá trình tuyển chọn và sát hạch kiểm duyệt, thậm chí là phải được trao đổi phỏng vấn… thì mới được tham gia vào cộng đồng đó. 

Khi xây dựng cộng đồng, chúng ta phải nghĩ tới quy trình mà thành viên sẽ tham gia cộng đồng. Đôi khi không phải chỉ tham gia vào là xong, có những cộng đồng tập trung nhiều vào trải nghiệm và hoạt động. Khi gia nhập cộng đồng đó, thành viên phải được onboarding, huấn luyện, được hướng dẫn để hiểu về các hoạt động và cách vận hành của cộng đồng. 

Nhìn chung, chúng ta sẽ muốn các bước tham gia vào cộng đồng làm sao có thể đơn giản, dễ thực hiện thì mới nhiều người gia nhập được. 

Đại đa số mọi người sẽ nghĩ “Làm sao để thu hút người ta tham gia cộng đồng?”, nhưng rất ít ai nghĩ tới phần cuối cùng phía sau: tới một thời điểm thành viên không còn phù hợp trong cộng đồng nữa, thì sẽ làm gì tiếp? 

Sự chuyển tiếp cộng đồng - Community Transition

Khi thành viên không còn hứng thú tham gia cộng đồng có nghĩa họ không còn phù hợp nữa. Sự hứng thú của con người luôn thay đổi theo thời gian. 

Ví dụ trong cộng đồng Marketing, lúc tham gia thành viên còn làm marketing. Hiện tại họ không làm Marketing nữa mà chuyển qua bán hàng hoặc một ngành nghề, lĩnh vực khác. Công việc mới không còn liên quan nhiều tới marketing nữa thì việc họ ở trong cộng đồng lúc này cũng không có nhiều giá trị lắm.

Một số Cộng đồng Mentorship (Cố vấn) có quy trình tham gia cần đăng ký, chọn lọc, xác nhận và thậm chí đóng phí thành viên. Bạn phải trở thành thành viên và tham gia vào các hoạt động của chương trình thì mới được vào cộng đồng. Sau khi kết thúc một quá trình cố vấn khoảng 6 tháng, các bạn đang ở trong một Season. Và khi hoàn thành Season, bạn sẽ có một buổi tổng kết và sau đó không còn là thành viên của chương trình đó nữa. 

Khi kết thúc chương trình, rời khỏi hoạt động của cộng đồng, họ có được chuyển vào một nhóm, một cộng đồng khác không? 

Cộng đồng Mentorship sẽ có một chương trình và một Cộng đồng riêng tư (Private Community), đây là group chung để quản lý những bạn Mentee, Mentor đang tham gia trong chương trình của mùa (season) đó.

Sau khi hết chương trình, bạn đó vẫn ở trong một cộng đồng trên Facebook, đó là cộng đồng mở (Open Community) dành cho các cựu thành viên, những người đã từng tham gia những mùa trước. Có thể họ sẽ hứng thú và tham gia các mùa sau. Thỉnh thoảng cộng đồng vẫn có một số buổi tiệc và hoạt động này thường mời tất cả các bạn cựu thành viên.

Có sự chuyển tiếp để các cựu thành viên vẫn ở trong cộng đồng, tiếp tục đóng góp, theo dõi và có thể giới thiệu thêm những người khác phù hợp gia nhập cộng đồng. 

Tại sao quá trình chuyển tiếp cộng đồng quan trọng?

Đại ra số mọi người khi xây dựng cộng đồng đều suy nghĩ: làm sao để thu hút càng nhiều người tham gia vào cộng đồng càng tốt. Và khi thành viên rời bỏ, không tham gia trong cộng đồng nữa là một điều không tốt.

Chúng ta có quá trình gia nhập (Entry) để thu hút những người tham gia cộng đồng, đồng thời cũng có quy trình chuyển tiếp (Transition) khi họ không còn là thành viên của cộng đồng nữa. Chúng ta sẽ làm gì để dịch chuyển mời họ qua cộng đồng khác hoặc sẽ loại bỏ họ ra khỏi cộng đồng như thế nào? Việc loại bỏ thành viên khỏi cộng đồng khiến nhiều người đặt ra câu hỏi: có cần thiết phải loại bỏ các thành viên không hay cứ để họ trong cộng đồng vì càng đông thì càng tốt?

Nhưng ở góc nhìn cá nhân, tôi cho rằng càng đông thì chưa hẳn là càng tốt, đặc biệt là trên các nền tảng mạng xã hội.

Các bạn sẽ muốn được ở trong một cộng đồng có 100.000 thành viên nhưng tỷ lệ tương tác hàng tháng chỉ có 30%, hay các bạn muốn một ở trong một cộng đồng có khoảng 50.000 thành viên nhưng mỗi tháng tỷ lệ tương tác là 70% - 80%?

Những nền tảng mạng xã hội sẽ có những cơ chế giảm thiểu hiển thị nhóm cộng đồng có quá nhiều thành viên nhưng tỉ lệ phần trăm tương tác hàng tháng với những nội dung trong cộng đồng thấp.

Chúng ta nên có những quy định và cách thức để kiểm soát và quản trị, cũng như loại bỏ những thành viên hoặc nhóm đối tượng không còn phù hợp. Có thể sử dụng một số công cụ (tool) để đánh giá thành viên. Họ đã tham gia cộng đồng bao lâu? Lần cuối cùng họ tương tác là khi nào? Tùy từng tình huống để có cơ chế để xử lý cho phù hợp. 

Nếu cộng đồng đang hoạt động như những cộng đồng offline hay cộng đồng có nhóm tương tác, chúng ta có thể có nhiều cách khác nhau để quản trị.

Việc xây dựng và quản lý cộng đồng hiệu quả không chỉ đơn giản là thu hút nhiều thành viên tham gia mà còn là việc điều tiết thành viên, chuyển dịch họ qua cộng đồng mới hoặc loại bỏ họ khỏi cộng đồng khi họ không còn phù hợp nữa. Tập trung xây dựng quy trình gia nhập và chuyển tiếp (Community Entry & Transition) vừa giúp nâng cao trải nghiệm của thành viên vừa duy trì sự chất lượng và tính chuyên nghiệp của cộng đồng.

Bùi Quang Tinh Tú

Founder Envision Nexus - Hệ sinh thái cộng đồng hơn 5 triệu thành viên tại Việt Nam