Tổ chức nền tảng pháp lý và vận hành (Community Organization)

Khi vận hành cộng đồng, cần phải có tổ chức, cá nhân hoặc một đơn vị nào đó đứng ra chịu trách nhiệm cho cộng đồng về mặt pháp lý, các hoạt động và vấn đề phát sinh cũng như hoàn thành các nghĩa vụ về tài chính, thuế,... 

Đại đa số các cộng đồng được tạo ra bởi những cá nhân, nhưng cộng đồng sẽ khó phát triển lâu dài nếu chỉ giới hạn trên tư cách cá nhân. Rất khó để bạn tổ chức được một sự kiện quy mô 500 người.

Vì không có tư cách pháp nhân, bạn sẽ không thể ký kết hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp hay những bên sản xuất. Bạn cũng có thể vẫn làm được nhưng quy trình sẽ khá khó khăn. 

Sẽ rất quan trọng nếu cộng đồng có một doanh nghiệp hỗ trợ phía sau để chịu trách nhiệm và thực hiện những công việc liên quan đến pháp lý cũng như nghĩa vụ khác. Ví dụ như hoạch toán chi phí, kiểm soát vận hành và ký kết hợp đồng, cũng như chịu trách nhiệm cho tất cả hoạt động. Nếu cộng đồng có những mô hình về tài chính thì còn có nghĩa vụ thuế hay những nghĩa vụ khác phải thực thi như một tổ chức, doanh nghiệp.

Đây có thể không phải là yếu tố cần phải có ngay khi bắt đầu xây dựng cộng đồng. Có thể xây cộng đồng bởi cá nhân, nhưng sau một khoảng thời gian phát triển, cộng đồng của bạn đã lớn tới một mức độ nhất định và có nhiều sự kiện, hoạt động, bạn cần suy nghĩ tới vấn đề tổ chức nền tảng pháp lý.  

Cơ chế Quản trị cộng đồng (Community Governance)

Quản trị trong cộng đồng quyết định cách thức mà cộng đồng sẽ hoạt động. Hầu hết các cộng đồng được tạo ra, vận hành bởi một cá nhân và thuộc sở hữu cá nhân. Có một số ít cộng đồng được sở hữu bởi công ty.

Có một số mô hình quản trị cộng đồng như quản trị trung tâm kiểu Central Line và quản trị phân quyền kiểu Semi-decentralized hoặc Semi-centralized.

Cộng đồng kiểu Central line là những vấn đề cộng đồng đều do một người phía trên toàn quyền quyết định và áp dụng xuống phía dưới, từ định hướng, chiến lược đến các hoạt động vận hành.

Cộng đồng kiểu Semi-decentralized hoặc Semi-centralized là có một người quyết định nhưng sẽ có sự phân quyền một số quyền nhất định cho một số người bên dưới. 

Ví dụ, người đứng đầu sẽ quyết định một số định hướng về chiến lược và phương hướng hoạt động. Còn việc triển khai các chiến lược và tổ chức các hoạt động cụ thể như sự kiện, ngân sách hay chủ đề là do cấp bên dưới quyết định và thực hiện. 

Có những tổ chức sẽ đi theo hướng dân chủ hơn. Một số tổ chức trao quyền bỏ phiếu cho mỗi thành viên và tất cả quyết định của tổ chức sẽ được dựa trên số lượng bỏ phiếu đó.

Mô hình quản trị có vai trò khá quan trọng để hiểu được tính chất cộng đồng ra sao từ đó phân bổ nhân sự và nguồn lực cho phù hợp nhất.

Mô hình quản trị cũng không phải là điều sẽ phải suy nghĩ hay cần phải quyết định ngay từ đầu. Cũng khó để đưa ra một lời khuyên rằng cộng đồng của bạn tốt nhất nên có và đi theo mô hình quản trị như thế nào. Có thể bạn phải hoạt động, vận hành cộng đồng trước, sau đó tự tìm kiếm xem mô hình vận hành nào là mô hình tốt nhất cho cộng đồng của bạn.

Trong một số trường hợp, sẽ là lợi thế rất lớn nếu đã có định hướng rõ ràng và định hình được mô hình của cộng đồng mình. Có thể kể tới tổ chức BNI, AIESEC… là những tổ chức quốc tế, đã có mặt ở nhiều quốc gia khác nhau. Họ đã có sẵn mô hình quản trị rất chuẩn chỉnh và rõ ràng, khi vào Việt Nam hoạt động, họ tổ chức, sắp xếp, thực hiện những quy trình đã xây dựng sẵn để nhân bản mô hình quản trị đó. 

Tổ chức vận hành và quản trị cộng đồng không phải là hai yếu tố đầu tiên cần có khi bắt đầu xây dựng cộng đồng, nhưng chúng đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận hành. Hi vọng những chia sẻ trên đây hữu ích với mọi người khi bắt đầu lên kế hoạch và suy nghĩ về vấn đề tối ưu vận hành cho cộng đồng của mình.

Bùi Quang Tinh Tú
Founder Envision Nexus - Hệ sinh thái cộng đồng hơn 5 triệu thành viên tại Việt Nam