Vì sao phải phân chia vai trò thành viên trong cộng đồng?

Khi xây dựng cộng đồng, chúng ta cứ nghĩ rằng trải nghiệm cộng đồng chỉ là trải nghiệm của các thành viên nói chung. Nhưng chúng ta cần định hình được rõ ràng hơn mỗi một thành viên trong cộng đồng với cái vai trò khác nhau sẽ muốn có những cái trải nghiệm khác nhau. Bất kì nhóm đối tượng nào khi không có trải nghiệm tốt cũng có thể rời bỏ cộng đồng, cho dù là một thành viên thông thường hay đội ngũ quản trị. 

Một chuyên gia sẽ muốn có trải nghiệm khác so với một thành viên thông thường. Thành viên bình thường chỉ mong muốn được kết nối, được lắng nghe, nhưng một chuyên gia thì có mong muốn được chia sẻ, có sự hiện diện trong nhóm, được thúc đẩy, nâng đỡ để họ có cơ hội chia sẻ nhiều hơn.Nếu là tình nguyện viên sẽ mong muốn có việc để làm để được đóng góp, tạo ra giá trị. Họ muốn tham gia vào các dự án để được nhận một số giá trị và quyền lợi khác.

Hay từng vị trí trong ban quản trị cộng đồng cũng sẽ có những vai trò và mong muốn khác nhau. 

Việc phân chia vai trò từng nhóm thành viên giúp ta hiểu được mong muốn rõ ràng của từng nhóm người, từ đó nâng cao trải nghiệm của thành viên trong cộng đồng.

Phân chia vai trò trong cộng đồng

Vai trò của ban quản trị và quản lý cộng đồng

Một cộng đồng sẽ có nhiều vai trò quản lí. Trong khuôn khổ nào đó, chúng ta nên phân chia rõ ràng và cụ thể hơn vai trò cho từng nhóm đối tượng: quyền được quyết định, thực hiện một số công việc cùng với những trách nhiệm, nhiệm vụ cần đảm bảo. 

Vai trò của ban quản trị tốt nhất nên được quy định rõ ràng, và nếu có thể nên công bố rộng rãi cho các thành viên cùng biết. Hiện tại trong đa số các cộng đồng, vai trò này được công khai nội bộ trong nhóm quản trị. 

Nhưng các thành viên khác trong cộng đồng cũng nên được biết vai trò của từng người quản trị và lí do tại sao họ lại có vị trí và quyền hạn đó. Nếu muốn trở thành thành viên trong ban quản trị thì sẽ có những yêu cầu và cần thực hiện những nhiệm vụ gì. 

Ví dụ, với cộng đồng trực tuyến như Group Facebook, ở mục Cài đặt (set-up), ít nhất chúng ta có thể chia quyền: Ban quản trị (Admin) và các Mod (Moderator). Admin có thẩm quyền cao hơn Mod và chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý thành viên và các hoạt động của cộng đồng.

Admin: Quyết định chính sách, quy tắc và có thể thêm mới các Mod, đảm bảo cộng đồng hoạt động suôn sẻ.

Mod: Được trao quyền thực hiện một số tác vụ như hỗ trợ vận hành hàng ngày, giám sát các bài đăng và đảm bảo tuân thủ quy định. 

Vai trò theo mức độ tham gia và đóng góp 

Mỗi thành viên trong cộng đồng có vai trò gì sẽ được hưởng quyền lợi tương ứng.

Nhóm Chuyên gia (Expert): Trong một số cộng đồng trực tuyến cho phép cài đặt tính năng “Chuyên gia” và tính năng phê duyệt trước (pre- approval), tức là các bài viết phải được duyệt thì mới có thể đăng tải trên nhóm. Với vai trò Chuyên gia sẽ được quyền tự post bài mà không cần qua phê duyệt.

Nhóm Những người đóng góp nhiều nhất (Top Contributor): Những thành viên nổi bật với nhiều đóng góp chất lượng và tham gia năng nổ các hoạt động trong cộng đồng. Những người đã tương tác trực tiếp với các sự kiện của cộng đồng có thể sẽ có tính cam kết cao hơn.Ví dụ trên cộng đồng Facebook nếu bạn có có nhiều tương tác chất lượng với các bài viết, bạn hoạt động nhiều trong group thì bạn là Top Contributor. 

Hoặc khi tổ chức các sự kiện, hoạt động offline của cộng đồng, chúng ta có thể theo dõi và kiểm tra được ai đã check-in tham gia sự kiện. Nhóm này có thể dễ dàng được tuyển dụng làm tình nguyện viên, đem lại hiệu quả tốt hơn so nhóm chưa bao giờ tương tác cộng đồng.

Vai trò của Tình nguyện viên (Volunteer) 

Không phải cộng đồng nào cũng sẽ có tình nguyện viên. Nếu một cộng đồng tạo ra nhiều giá trị tốt đẹp cho xã hội thì thường sẽ có một đội ngũ tình nguyện viên. Vậy nhóm volunteer này cũng sẽ phải có những cái quy định, vai trò rõ ràng như thế nào?

 

Phân chia theo cấp độ kinh nghiệm và chuyên môn sẽ có: Fresher là những bạn mới tham gia, Builder là những bạn tham gia được một thời gian, Unlocker là đã tham gia tương đối lâu và có nhiều cái đóng góp.

Phân chia theo cấp độ vận hành (rank) sẽ có: Head ở một thành phố chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động cộng đồng tại phạm vi thành phố, Team Leader của một dự án thực hiện quản lý dự án, Team Member triển khai công việc vận hành cụ thể.

Phân chia rõ ràng các vai trò trong cộng đồng không chỉ giúp ích cho việc tổ chức và quản lý mà còn giúp xây dựng và nâng cao trải nghiệm thành viên trong cộng đồng. Mỗi vai trò đều mang đến trải nghiệm và mong đợi khác nhau, việc định hình vai trò rất quan trọng để chúng ta tạo ra những trải nghiệm phù hợp, khuyến khích sự tham gia tích cực từ các thành viên cộng đồng. 

Bùi Quang Tinh Tú
Founder Envision Nexus - Hệ sinh thái cộng đồng hơn 5 triệu thành viên tại Việt Nam